Просмотров: 304

Управление современным ВУЗом

В современном ВУЗе информация становится одним из обязательных составляющих управленческих процессов, поскольку ее производство, передача и потребление образует своего рода «фундамент» эффективного функционирования всех сфер жизни общества. От правильности формирования и адекватности использования информационных потоков во многом зависит результат деятельности любого современного социального института и особенно — системы образования. На сегодняшний день в Казахстане еще окончательно не сформированы представления об оптимальном составе таких систем, их архитектуре, функциях, которые они реализуют, а также неотработаны подходы к обеспечению безопасности данных с учетом специфики образовательных учреждений. К тому же практически все существующие на рынке системы подобного типа являются коммерческими, причем довольно дорогими, что делает практически невозможным их использование для большинства ВУЗов Казахстана, особенно в условиях переходного периода, когда постоянно меняется перечень отчетов, или структура информационных потоков. В связи с чем проблема информатизации управленского контура высшей школы Казахстана является одной из наиболее острых, поскольку в ее основе отсутствуют продуманные концепции реализации. Информатизация высшего образования в Казахстане имеет неоднородный характер, в частности это касается закупок техники для ВУЗов, зачастую, хаотичного и бессистемного информационного обеспечения образовательных учреждений, к которому понятие «стандартизация» применить нельзя. Как правило, это отчасти устарелое, частично написанное собственными силами программное обеспечение, несовместимые информационные платформы. Все это приводит к возникновению проблем состыковки информационных систем различных образовательных учреждений. Не намного лучше ситуация обстоит и с автоматизацией информационной системы управления ВУЗом. Наибольшее распространение среди казахстанских ВУЗов получили непоследовательная и звеньевая стратегии автоматизации, которые не в состоянии удовлетворить потребности современных учебных заведений, в отличие от комплексной стратегии, при которой происходит итеративное и связанное построение информационной системы как среды информационного взаимодействия в управлении ВУЗами. Одной из причин отказа ВУЗов Казахстана от комплексной информационной стратегии является отсутствие в отечественной научной литературе детального описания функциональных характеристик информационной системы учебного заведения, что дает возможность направлять итеративный процесс ее последовательного построения. В целом можно отметить, что проблемы использования информационных систем в управлении высшими учебными заведениями в Казахстане связаны с:
* повышением кадрового потенциала высшей школы;
* информированностью структурных подразделений, которая влияет на согласованность функционирования ВУЗа в целом;
* формированием системы электронного документооборота в управленческом аппарате и организации доступа к ней;
* необходимостью переподготовки сотрудников учреждений образования, задействованных в информационном обслуживании деловых процессов;
* построением правильной информационной среды ВУЗа и автоматизацией всех бизнес-процессов учебного заведения;
* созданием многосложной корпоративной информационной системы ВУЗа по единому проекту. Перспективность использования информационных
систем управления (ИСУ) и информационно-коммуникационных технологий (ИКТ), а также повышенное внимание местных органов власти к информатизации общества сказались на увеличении за последние годы предприятий, использующих ИКТ (таблица 1). Если анализировать данные Агентства РК по статистике за период 2005-2011 годы, то затраты на информационные технологии возросли более, чем в 8 раз. В том числе, на приобретение вычислительной техники — более чем в 10 раз, на программные средства — в 5 раз, на оплату услуг связи — в 9 раз, оплату услуг сторонних организаций и специалистов, связанных с информационной технологией — более, чем в 7 раз и прочие (самостоятельную разработку программного обеспечения внутри организации, прокат средств ИКТ и т.д.) затраты — более, чем в 7 раз. Структура затрат за эти годы также изменилась. Если в 2005 году доля затрат на приобретение программных средств составляла 17,8%, в 2008 года — 30,4%, то в 2011 году составляла 11,1% всех затрат. Также доля затрат на обучение сотрудников в 2005-2006 годах составляла 1,6-1,8%, а с 2009 года — в среднем 0,7%. Доля затрат на приобретение вычислительной техники за 2005-2008 годы составляла одну третью часть всех затрат. Это, своего рода, обновление и дополнение парка вычислительной техники, а в 2010-2011 годы этот показатель приблизился к 40%. Положительные последствия использования ИСУ подчеркиваются в работах многих специалистов, поскольку в общем случае внедрение информационной системы управления в организации позволяет:
• обеспечить более высокий уровень управленческого контроля над деятельностью организации;
• свести к минимуму ошибки в работе управленческого персонала;
• расширить возможности стратегического планирования и качественного анализа управленческих решений;
• обеспечить обработку и анализ больших объемов управленческой информации;
• сократить время, затрачиваемое на принятие управленческих решений;
• снизить себестоимость процессов принятия решений;
• повысить производительность труда управленческого персонала.
Очевидно, что система высшего образования постепенно переходит от отраслевогокпреимущественно региональному развитию. Происходит регионализация высшего образования — процесс взаимного влияния элементов системы административно-территориального образования с его специфическими особенностями и учреждений высшего профессионального образования, расположенных на его территории, обусловливающий, с одной стороны, различные возможности развития ВУЗов, с другой — социально-политический, экономический потенциал региона, способствующий возникновению на уровне региона механизмов управления данным взаимодействием и не приводящий к разрушению единого образовательного пространства Казахстана. Создание информационной системы управления высшим учебным заведением тесно пересекается с проблемой информатизации государственной образовательной сферы и является частью единого образовательного пространства на основе ИКТ. На основе этого мы предлагаем процесс информатизации управления ВУЗом разделить на следующие уровни: региональный — характеризует единую образовательную сред/; персональный — раскрывает особенности использования ИТ для управленческих, административных, научных целей.
На «региональном» уровне информатизация направлена на интеграцию локализованных ресурсных систем ВУЗов Казахстана в общее информационное пространство образования. Для решения этой проблемы необходимо адаптировать «интерфейс подключения» (пакет информационные ресурсов, законодательные акты, методические материалы), с помощью которого налаживается информационное взаимодействие и происходит процесс интеграции ресурсов ВУЗа в общее информационное пространство.
На уровне отдельно взятого учебного заведения (персональном) информатизация управления предполагает оптимизацию управленческих процессов, автоматизацию основных функций: планирование, организация, контроль и т.д. Использование ИТ в управленческих процессах ВУЗов влияет на их организационную структуру путем создания факультетов, отделений. Для дальнейшей декомпозиции информационной системы управления образовательным учреждением представляется целесообразным провести детализацию его функциональной структуры до уровня деловых задач.
Основу декомпозиции составляют продукты, ресурсы и фазы информационного цикла. Согласно этому бизнес-процессы ВУЗа делятся на основные, вспомогательные и управленческие. Основные процессы обеспечивают предоставление услуг или производство продуктов и направлены только на выполнение миссии учреждения. Вспомогательные процессы осуществляют ресурсное обеспечение основных процессов. Управленческие процессы направлены на согласование конфликтов взаимодействия между основнымии вспомогательными процессами при распределении ресурсов. Продуктами ВУЗа являются образовательные услуги, научные исследования, печатная продукция. Ресурсы в свою очередь делятся на трудовые, финансовые, материальные и нематериальные. В соответствии с представленной декомпозицией, информационную систему управления ВУЗом можно представить следующим образом: IS = <R,S,G>, где, R — множество функциональных комплексов по информационной поддержке процесса обеспечения ресурсов; S — множество функциональных комплексов по информационной поддержке процесса предоставления услуг; G — множество функциональных комплексов по информационной поддержке управления высшим учебным заведением.
В свою очередо структура множества R по,аразуме-вает наличие следующих функциональных комплексов:
* R1 — управление человеческими ресурсами;
* R2 — управление связями с потребителями образовательных услуг;
* R3 — управление финансово-экономической деятельностью;
* R4 — управление административно-хозяйственной деятельностью;
* R5 — управление информационным обеспечением деловых процессов.
Множество S охватывает функциональные комплексы, связанные с:
* S1 -управлением учебно-воспитательной работой;
* S2 — управлением научно-исследовательской работой;
* S3 -управлениемредакционно-издательской работой.
Информационная поддержка образовательного заведения — G, должна базироваться на функциональных комплексах, включающих в себя:
* G1 — организацию системы и процессов управления;
* G2 — поддержку принятия управленческих решений;
* G3 — управление стратегией развития ВУЗа. Учитывая особенности текущего положения образовательной системы Казахстана, имеющиеся Vuzнаработки и «узкие места» в информационном обеспечении процесса управления ВУЗами республики, а также сформулированную в работе декомпозицию, мы предлагаем для усовершенствования управляющих процессов использовать «облегченную» модель информационной системы управления образовательными учреждениями (см. рисунок 1). Система «Согласование доходов и расходов» предназначена для решения как оперативных задач, суть которых заключается в немедленном реагировании на текущую ситуацию, так и стратегических — основанных на анализе информации внутренней и внешней среде образовательного учреждения, несогласованности доходов и расходов, ограничениях и множестве вариантов решения. Система «Финансы» обеспечивает управленческий контур первичными данными бухгалтерского учета, что позволяет отображать полную и точную картину функционирования ВУЗа. Использование разработанной модели в высшем учебном заведении будет эффективным только тогда, когда оно будет оперативным. Недостаточно только выдавать правильные приказы. Необходимо также постоянно отслеживать состояние их выполнения, вовремя замечать отставание от плана и оперативно реагировать на сложившуюся ситуацию.
Таким образом, мы пришли к выводу, что от правильности формирования и адекватности использования информационной системы в процессе управления во многом зависит результат деятельности любого современного социального института и особенно — системы образования. В высших учебных заведениях Казахстана формирование информационной системы управления является на сегодняшний день проблемной сферой. Успешность использования информационных систем в ВУЗах зависит от политической, экономической и социальной ситуации в стране, международных и договоров, внутренней политики самого заведения, уровня развития научно-технического прогрессаи конкурентоспособности конкретного учреждения. Достичь эффективного использования ИТ в управленческом звене невозможно решая разрозненные задачи на уровне среднего звена (деканата, бухгалтерии, библиотеки, кафедры, отдела), создавая локальные базы данных и внедряя отдельные образовательные технологии. Это системная задача, требующая организационной перестройки управления и охватывающая все компоненты структуры ВУЗа.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Лимит времени истёк. Пожалуйста, перезагрузите CAPTCHA.